90% der E-Mails führen zu Unmut
wir. WIESBADEN. Helene bekommt täglich an die 500 E-Mails (Quelle: Jan Guldner, Wirtschaftswoche, 13/2017, 24.03.2017, “Heute schon richtig gewütet?”). Wie viel Frust entsteht täglich, wie viel Arbeitszeit wird verschwendet, wenn 90 Prozent der E-Mails zu Frust führen? Wie viel Produktivität geht dadurch verloren? Sie haben einen Link zu diesem Text bekommen? Das bedeutet, Sie haben eine frustrierende E-Mail an die Redaktion geschickt. Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern können.
E-Mail-Führerschein?
Viele E-Mails sind überflüssig. Sie werden innerhalb kurzer Zeit korrigiert oder widerrufen, enthalten unvollständige Angaben oder der Absender missachtet die grundlegenden Aspekte der E-Mail-Kommunikation. Oft ist das E-Mail-Konto auf dem Postausgangs-Server für eine Kommunikation in deutscher Sprache schlecht konfiguriert. Nur selten macht sich der Absender einer E-Mail die Mühe, das Programm, mit dem er die E-Mails erstellt (E-Mail-Client), ordentlich einzustellen.
Schade, dass man keinen E-Mail-Führerschein benötigt, um elektronische Nachrichten zu verschicken. Schade, dass die meisten Empfänger die Fehler der Absender schweigend hinnehmen, statt ihnen sachdienliche über ihre Fehler zu geben. Wir tun dies nicht. Wir beschreiben die häufigsten Fehler und Frustursachen und geben Tipps, wie Sie weniger und bessere E-Mails schreiben können. Fangen Sie sofort damit an.
Textformatierung – senden Sie keine html-E-Mails
Cyberkriminelle nutzen in der Regel html-Mails. Dies ist ein Grund dafür, weswegen Empfänger, die sich vor Cyberattacken schützen möchten, den Empfang oder die Anzeige von html-E-Mails deaktiviert haben. Spam-Filter werten html-E-Mails i. d. R. als Treffer.
Zeichencodierung – nutzen Sie “Westeuropäisch (ISO)”
Bei der falschen Zeichencodierung wird schnell aus “Gaß” “GaÃ?”. Auf vielen Smartphones ist die Zeichencodierung “Arabisch” voreingestellt. Warum? Weil dies die erste Auswahlmöglichkeit bei der Wahl der Zeichencodierung ist.
Betreff – verwenden Sie für den Betreff weniger als 30 Zeichen
Mobile Endgeräte zeigen meist nur die ersten 30 Zeichen des Betreffs an. (Quelle: Inxmail Deutschland, E-Mail-Marketing-Benchmark 2017, Seite 18). Auch bei dem Lesen von E-Mails mit einem Client auf dem Desktop-PC ist es angenehm, wenn aus dem Betreff sofort ersichtlich ist, um was es geht. Die Zeichenfolge “Pressemitteilung der abc-Fraktion” hat 33 Zeichen. Wenn Sie “Pressemitteilung” durch “PM” ersetzen, haben Sie 14 Zeichen gespart.
E-Mail-Server Рnutzen Sie seri̦se E-Mail-Dienste
Unseriöse E-Mail-Dienste scannen die E-Mails nach Stichworten, schneiden den E-Mail-Verkehr mit, verkaufen die E-Mail-Adressen, an die Mails verschickt werden. Spam-Filter werten E-Mails von Freemailern i.d.R. als Treffer. Absenderangaben aus fremden Ländern wie .to, .ru, .cz oder von gmx, hotmail, yahoo, gmail etc. sind vielen Empfängern, die sich um die Sicherheit Sorgen machen, suspekt. Viele Spam-Filter werten Absender von sog. Freemailern als Treffer.
Absender – nennen Sie Ihren vollständigen Namen und die Kontaktdaten am Ende des E-Mail-Textes
Eine E-Mail ersetzt häufig einen Geschäftsbrief. Würden Sie einen Geschäftsbrief ohne den Namen Ihrer Firma / Institution, Ihrem Namen, Ihrer Anschrift, Ihren Kontaktdaten etc. versenden? Sicher nicht. Warum wird es bei E-Mails häufig getan?
Riesige Anlagen – versenden Sie nicht ungefragt mehrere MB schwere Anlagen
Häufig werden einer E-Mail gleich riesige Dateianhänge mitgeschickt. Dies können Pressefotos, Geschäftsberichte, Studienergebnisse etc. sein. In der Regel sind diese Anhänge für weniger als zehn Prozent der Empfänger relevant. Wie wäre es, darauf hinzuweisen, dass es diese weiterführenden Informationen gibt und diese auf der Internetseite kostenlos zum Download bereitstehen?
Gefährliche Anlagen – versenden Sie keine offene Word-Dateien.
Nahezu täglich kann man in der Tageszeitung, in der Wirtschaftspresse, in Publikumszeitschriften etc. etwas über Cyberkriminalität lesen. Word-Dateien sind ein beliebtes Mittel für Cyberattacken. Es ist meist nicht erforderlich, dass offene Word-Dateien per E-Mail verschickt werden. Neben den Hackerangriffen kommt noch ein anderer Aspekt hinzu: Offene Word-Dateien können von jedem, der sie in die Hände bekommt, nach Belieben verändert werden. Namen, Datum, Uhrzeit, Rechnungsbetrag, Bankverbindung etc. Alles kann verändert werden und sieht anschließend “echt” aus.
Richtiger Empfänger – nutzen Sie nicht die Funktion “Antwort an Alle”
Welche Botschaft sende ich mit welchem Medium an welche Zielgruppe? Das sind grundsätzliche Fragen, die man sich auch bei einer E-Mail überlegen sollte. Ist die Information für den Empfänger relevant? Das hat auch etwas mit dem Respekt vor dem Rezipienten der elektronischen Post zu tun. Hierzu bei Beispiel: Eine Einladung wird an einen größeren Empfängerkreis verschickt. Einige davon bedanken sich mit der Funktion “Antwort an Alle” für die Einladung. Einige Empfänger teilen über die Funktion “Antwort an Alle” mit, dass sie noch nicht wissen, ob sie an dem Termin werden teilnehmen können. Wen interessiert es? Relevant sind für die Veranstalter die verbindlichen Anmeldungen (wenn solche überhaupt erforderlich sind).
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